Работа с программой 1С 8.3 (зарплата и кадры), 1С 7.7 (документооборот). Выполнение технических функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений. Прием и регистрация поступившей корреспонденции в журнале учета входящих, исходящих, внутренних документов (внесение в программу 1С 7.7), в соответствии с резолюцией руководителя Общества или его подразделений передает документы на исполнение. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам. Отправление исполненный документации адресатам (в том числе посредством электронной почты). Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. Получение для Генерального директора информации от работников подразделений, вызывание их по его поручению. Организация телефонных переговоров Генерального директора. Прием и передача телефонограмм, записывание в отсутствии Генерального директора принятых сообщений и довод их до его сведения. Осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведение и оформляет протоколов. Выполнение печатных и копировально-множительных работ. Обеспечение Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создания условия, способствующие эффективной работе руководителя. Принятие документов на подпись Генеральному директору. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору. Контроль исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества. Решение вопросов, связанных с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.

Выполнение работы по ведению кадрового делопроизводства. Проведение, изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений. Ведение учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников. Информирование работников организации об имеющихся вакансиях. Участие в подготовке предложений по развитию персонала. Анализ состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров. Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины. Контроль, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек. Заполнение личной карточки работников (форма Т-2). Поиск резюме и проведение собеседования с претендентами. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, отправление скан. документов для предоставления в высшую организацию

Разработка номенклатуры дел, участие в создании инструкции по делопроизводству, создание положений об экспертной комиссии и архиве; оказание методической помощи структурным подразделениям по вопросам архивирования документов, оформление дел свыше 10 лет и постоянного срока хранения, прием документов на архивное хранение, создание учетных документов и научно-справочного аппарата к архивному фонду, учет, сохранность, размещение и картонирование документов; участие в разработке номенклатуры дел и организации экспертизы ценности документов; организация и исполнение запросов; оказание методической помощи структурным подразделениям в оформлении дел; составление описей и актов на документы, передаваемых в архив на хранение и уничтожение; составление планов-графиков приема дел в архив, участие в разработке и согласовании нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Ведение делопроизводства в соответствии с нормативами документооборота «Ц Ги Э в ХМАО - Югре Планирование рабочего дня руководителя. Контроль исполнения поручений. Регистрация входящей, внутренней, исходящей корреспонденции

секретарь-референт